Comment se défendre face au syndic de copropriété ?

Imaginez : vous êtes coincé au dernier étage de votre immeuble, l’ascenseur est en panne et votre syndic fait la sourde oreille.

Des milliers de copropriétaires vivent cette situation, et si vous êtes sur cet article, c’est que vous avez besoin de savoir comment vous défendre.

Les litiges, négligences, factures opaques, AG bâclées vous coûtent cher en temps et en argent. 

Dans cet article de blog, découvrez vos droits et règlements en tant que copropriétaire pour vous défendre correctement.

Quelle est la différence entre un syndicat et un syndic ?

Il est fréquent de confondre ces deux termes, qui ont pourtant des rôles très importants et distincts au sein de la copropriété.

Le syndicat des copropriétaires

Le syndicat des copropriétaires est la personne morale qui regroupe l'ensemble des propriétaires de la copropriété. 

C’est cet organe qui détient le pouvoir décisionnel : c'est lui qui vote les travaux, le budget et choisit son syndic lors des assemblées générales. Ces décisions sont prises selon un règlement encadré par la loi et selon les règles de majorité fixées par celle-ci. Le poids de chaque vote est déterminé par les quotes-parts ou tantièmes.

Le syndic 

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il peut s’agir d’un professionnel ou alors d’un bénévole.

Cette personne physique ou morale est chargée d'exécuter les décisions votées en assemblée, d’assurer la gestion courante de l’immeuble et surtout de veiller au respect du règlement de copropriété et de remplir ses obligations administratives et comptables selon les termes de son contrat. 

Syndic professionnel et non professionnel 

La première manière de se défendre face à un syndic, c’est de bien le choisir. 

Il existe le syndic de copropriété professionnel et le non professionnel.

Il est important de bien connaître la différence entre les deux.

Le syndic professionnel 

Il s’agit d’une personne physique ou morale qui va exercer en son nom propre ou au sein d’une société le rôle de syndic. 

Il doit obligatoirement remplir ces trois conditions : 

• Posséder une carte professionnelle de syndic de copropriété (délivrée par la chambre de commerce et d’industrie, CCI).
• Justifier de la garantie financière obligatoire pour sécuriser les fonds de la copropriété.
• Posséder une assurance de responsabilité civile professionnelle pour couvrir les dommages liés à l’activité .

Le syndic non professionnel

Il s’agit d’une personne physique qui doit obligatoirement être copropriétaire de l’immeuble. 

Cette personne n’exerce pas à titre lucratif ni professionnel. Par conséquent, elle n'a pas besoin de posséder une carte professionnelle.

Il peut également s’agir d’un syndic bénévole ou coopératif.

Quelles sont les obligations du syndic ? 

Pour bien se défendre, il est important de comprendre quelles sont réellement les obligations du syndic.

Il faut savoir que celles-ci sont définies légalement, notamment avec la loi du 10 juillet 1965, et précisées dans le contrat de syndic que votre copropriété a signé.

Si le syndic ne respecte pas ses devoirs, cela représente un manquement, ce qui justifie donc une action de la part des copropriétaires.

La gestion administrative et financière

Celle-ci fait partie intégrante de ses responsabilités.

Le syndic doit : 

• Assurer le respect du règlement de copropriété : Il est le garant de l’application de ces règles de vie et d’usage des parties communes et privatives de l’immeuble
• Administrer l’immeuble : La conservation de l’immeuble, la gestion du personnel (gardien, personnel de ménage…), et la souscription des polices d’assurance nécessaires, par exemple l’assurance multirisque immeuble (MRI) de la copropriété.
• Tenir à jour le carnet d'entretien : Il doit lister tous les travaux qui ont été effectués ainsi que l’état technique du bâtiment.
• Procéder à l’immatriculation de la copropriété : Depuis 2018, tout syndicat de copropriétaires doit être immatriculé au registre national des copropriétés. Il a donc l’obligation de le faire chaque année en mettant à jour les informations et en réalisant les démarches nécessaires.
• Convoquer et tenir l’assemblée générale : Le syndic a l’obligation de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an. Il doit également exécuter les décisions prises à la majorité requise. 
• Gérer les travaux : Qu’il s’agisse de l'entretien courant ou de travaux spécifiques et exceptionnels votés en assemblée, le syndic a pour obligation de les faire réaliser et de suivre leur avancement.

Maintenant que vous connaissez les obligations du syndic, vous êtes plus apte à vous défendre face à votre syndic. 

Si vous constatez un manquement de sa part, vous pouvez à tout moment exiger des explications et, si nécessaire, engager une procédure.

La procédure amiable 

La meilleure solution est toujours la résolution amiable, elle vous évitera à vous et à votre syndic ainsi qu’aux autres copropriétaires les dépenses financières et de temps engendrées par des procédures légales. 

1. Le dialogue direct : Contactez directement le syndic pour lui faire part du problème et tentez de le résoudre dès que possible. Privilégiez un contact écrit comme un email ou une lettre recommandée afin de garder une trace de vos échanges. 
2. L’intervention du conseil syndical : Si le syndic refuse de vous répondre ou si sa réponse est insatisfaisante, sollicitez l’intervention du conseil syndical. Il pourra appuyer votre demande.
3. Le recours au médiateur : Avant d’aller plus loin, vous pouvez saisir gratuitement un médiateur de la consommation (obligatoire pour les syndics professionnels) pour résoudre le litige
4. La mise en demeure : Si le litige persiste, vous pouvez adresser une lettre de mise en demeure à votre syndic. Cette lettre formelle, envoyée en recommandé avec avis de réception, doit détailler les manquements constatés et exiger la résolution de ceux-ci dans un délai précis. 

Le conseil syndical

Face à un syndic défaillant, le conseil syndical est votre meilleur allié.

Il est composé de membres élus parmi les copropriétaires. Son rôle principal est d’assister le syndic et de contrôler sa gestion.

Attention toutefois, il se peut que celui-ci n’existe pas si 2/3 des voix ont voté pour renoncer à sa création. Même si un vote en faveur de sa création est fortement conseillé.

Le conseil syndical a un droit d’accès à tous les documents relatifs à la gestion de la copropriété, comme les factures, contrats, relevés des comptes, etc.

Le pouvoir renforcé (Loi Elan) : En cas d’inertie totale du syndic, le conseil syndical peut désormais obtenir du président du tribunal judiciaire la désignation d’un mandataire pour agir à sa place. 

Il peut donc vérifier que l'exécution des missions du syndic est correctement respectée et s’assurer qu’il n’y a aucun manquement à celles-ci. 

Contacter un membre du conseil syndical afin qu’il vous conseille et si le problème est d’ordre collectif, qu’il agisse au nom du syndicat des copropriétaires. 

Celui-ci peut également donner son avis sur les décisions importantes et être consulté pour la mise en concurrence des entreprises avant des travaux ou la signature de contrats.

Le recours judiciaire si la procédure amiable échoue

Si la procédure amiable n’aboutit pas, il n’y a d’autre choix que le recours judiciaire. 

Plusieurs actions sont possibles en fonction du litige.

• L’action en responsabilité civile : Si vous estimez que le  syndic a commis une faute de gestion vous ayant causé un préjudice personnel, vous pouvez engager une action individuelle devant un tribunal. Il faudra prouver le manquement du syndic et le préjudice subi et le lien de causalité entre les deux. Nous vous conseillons de faire appel à un avocat spécialisé dans le droit de la copropriété pour assurer votre défense. 
• L’action du syndicat des copropriétaires : Si le préjudice concerne l'ensemble de la copropriété, par exemple, des travaux mal réalisés ou une mauvaise gestion des comptes, c’est le syndicat des copropriétaires qui doit agir en justice. Cette décision d’engager de telles actions doit être votée en assemblée générale.
• La révocation du syndic : Dans le cas de manquements récurrents et nombreux, l’assemblée générale peut décider de révoquer le mandat du syndic. Cette décision doit être inscrite à l’ordre du jour et votée à la majorité absolue. Elle met fin immédiatement au contrat du syndic. Attention : La révocation doit être justifiée par un motif légitime et sérieux afin d’éviter les pénalités financières. 

Assemblée générale des copropriétaires : qu’est-ce que c’est ? 

L’assemblée générale est le grand outil des copropriétaires.  C’est là que sont prises les décisions les plus importantes de la copropriété.

C’est pour ça qu’il est important d’y participer et d’y faire entendre votre voix.

En tant que copropriétaire, vous avez le droit de demander l’ajout de questions à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Votre demande doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avant l’envoi de la convocation officielle.

Le vote contre le quitus : Si vous estimez que la décision n'est pas satisfaisante, votez contre le “quitus”. Cela permet de réserver vos droits à engager la responsabilité du syndic ultérieurement.

Le vote en assemblée générale est votre principal moyen d'action. Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part des parties communes. Les décisions sont prises à différentes majorités en fonction de leur importance.

Face à un conflit avec votre syndic, ne restez pas isolés, renseignez-vous, consultez le règlement de copropriété, appuyez-vous sur le conseil syndical et n’hésitez pas à faire appel à des professionnels (associations, avocat…) pour votre défense.